Một quy trình làm việc tốt giúp mọi người hiểu việc gì cần làm, ai chịu trách nhiệm và kết quả được bàn giao ra sao. Tài liệu chỉ phát huy tác dụng khi phản ánh đúng cách công việc diễn ra hằng ngày.
1. Bắt đầu từ một vấn đề cụ thể
Chọn một công việc đang bị chậm, phải làm lại nhiều lần hoặc phụ thuộc vào trao đổi rời rạc. Ghi lại điểm bắt đầu, đầu ra cần có và người sử dụng đầu ra đó.
2. Mô tả từng bước bằng ngôn ngữ dễ hiểu
Liệt kê thứ tự công việc, thông tin cần thiết ở mỗi bước và điều kiện để chuyển sang bước tiếp theo. Dùng bảng kiểm hoặc sơ đồ đơn giản nếu có nhiều nhánh xử lý.
3. Giao rõ trách nhiệm
Mỗi bước nên có một người phụ trách chính. Nêu thêm người phối hợp, người duyệt và cách xử lý khi thiếu thông tin để tránh việc bị bỏ ngỏ.
4. Thống nhất cách bàn giao và lưu trữ
Quy định nơi lưu tài liệu, tên tệp, biểu mẫu bàn giao và quyền truy cập. Chỉ thu thập thông tin cần cho công việc và giới hạn quyền xem theo vai trò.
5. Thử nghiệm rồi cập nhật
Áp dụng thử trong phạm vi nhỏ, hỏi người trực tiếp sử dụng và ghi nhận bước gây khó khăn. Cập nhật quy trình khi trách nhiệm, công cụ hoặc yêu cầu công việc thay đổi.
Bắt đầu gọn để duy trì được lâu
Không cần tài liệu dài ngay từ đầu. Một quy trình ngắn, được dùng và cải tiến thường xuyên sẽ hữu ích hơn một bộ hướng dẫn không được cập nhật.
Xin chào, đây là một bình luận.
Để bắt đầu kiểm duyệt, chỉnh sửa và xóa nhận xét, vui lòng truy cập màn hình Nhận xét trong trang quản trị.
Hình đại diện của người bình luận đến từ Gravatar.