Cuộc họp tuần hữu ích khi giúp nhóm phối hợp và ra quyết định. Nếu phần lớn thời gian chỉ dùng để đọc lại báo cáo, nhiều nội dung có thể chuyển sang cập nhật bằng văn bản trước cuộc họp.
Gửi trước mục tiêu và nội dung
Nêu rõ cuộc họp cần chốt điều gì, ai cần tham gia và tài liệu nào cần xem trước. Gom các chủ đề cần quyết định vào chương trình, tránh thêm việc không liên quan.
Đi theo một nhịp cố định
Bắt đầu bằng các ưu tiên của tuần, tiếp đến là tiến độ so với kế hoạch, vấn đề đang cản trở và các quyết định cần hỗ trợ. Dành thời gian phù hợp cho từng chủ đề.
Ghi quyết định thành đầu việc
Với mỗi việc, ghi rõ kết quả cần đạt, một người phụ trách chính và thời hạn. Nếu chưa thể quyết định, ghi lại thông tin còn thiếu và người sẽ bổ sung.
Kết thúc bằng phần xác nhận
Nhắc lại các quyết định và đầu việc trước khi kết thúc. Chia sẻ ghi chú ngắn sau cuộc họp để người vắng mặt cũng nắm được việc của mình.
Nhóm có thể thử cấu trúc này trong vài tuần rồi điều chỉnh thời lượng, tần suất và thành phần tham dự cho phù hợp.